Activiteiten in PenningZ: zo reken je een weekend weg af

Een weekend Ardennen begint altijd hetzelfde. Iemand boekt het huisje, iemand doet de boodschappen, en drie weken later staat het allemaal ergens tussen vijftig borreltransacties op het afschrift.

Met Activiteiten in PenningZ houd je zo'n weekend weg apart bij. Alle kosten op één plek, een eigen saldo, en aan het eind een pot die op nul staat. Hieronder lees je stap voor stap hoe dat gaat.

Het voorbeeld: vijf man naar de Ardennen

We nemen een verzonnen jaarclub. Daan, Lucas, Finn, Sem en Bram gaan een weekend naar de Ardennen. Het huisje kost €600, de boodschappen €150. Beide bedragen gaan van de rekening van de club af en komen via de bankkoppeling binnen als transactie.

1. Een activiteit aanmaken

Je vindt Activiteiten in het menu onder Beheer. Klik op Nieuwe activiteit. Er is precies één veld: de naam. Typ "Weekend Ardennen" en klik op Aanmaken.

Meer hoeft niet. Geen data, geen deelnemerslijst, geen formulier van drie schermen. De activiteit staat daarna in de lijst onder Open, met een totaal van €0,00.

2. Kosten koppelen aan de activiteit

Kosten koppel je per transactie. Open onder Transacties de afschrijving van het huisje en klik op Transactie splitsen. Je krijgt het venster Boeking toevoegen, met als uitleg: "Verdeel het bedrag over leden en/of activiteiten."

Links staan de leden, rechts de activiteiten. Kies bij Activiteit toevoegen het weekend Ardennen. PenningZ verdeelt het bedrag dan eerst gelijk over de leden en de activiteit. Moet alles naar het weekend, zet de leden dan op nul.

Onderaan zie je Nog te verdelen tot er Volledig verdeeld staat. Klik op Opslaan en de transactie staat op Verdeeld.

Hetzelfde doe je met de boodschappen. In hetzelfde venster kun je een transactie ook deels aan de activiteit hangen en de rest over leden verdelen. Hoe dat splitsen werkt, lees je in Eén transactie verdelen over meerdere leden.

Op de activiteit zelf zit ook een knop Transacties toevoegen. Daarmee kies je één of meerdere transacties om aan de activiteit te koppelen.

3. Wat je op de activiteit ziet

Klik je de activiteit aan, dan zie je drie kaarten: Uitgegeven, Terugbetaald en Saldo. Daaronder staan alle boekingen die aan het weekend hangen.

Na het huisje en de boodschappen staat er bij Uitgegeven €750 en bij Saldo €-750. Naast het saldo verschijnt de melding: "Saldo moet nog verdeeld worden." Dat klopt. Die €750 moet nog bij de leden terechtkomen.

4. Vooraf sparen met een spaarplan

€150 per persoon in één keer is voor sommige clubgenoten een hele hap. Daarom kun je per activiteit een spaarplan instellen. Klik op Spaarplan instellen.

Je kiest:

1. Hoe vaak: per week, per maand of per jaar.
2. Een startdatum.
3. Eventueel een spaardoel, als totaalbedrag.
4. Per lid een eigen bedrag.

De inleg wordt elke periode automatisch geboekt. Het saldo van het lid gaat omlaag, het spaarsaldo binnen de activiteit gaat omhoog. Die boekingen hoef je dus niet zelf in te voeren.

In ons voorbeeld leggen Daan, Lucas, Finn en Bram elk €30 per maand in. Sem zet zijn bedrag op €0,00. Een lid met €0 doet gewoon mee aan de activiteit en rekent aan het einde af.

Op de pagina Saldo ziet elk lid drie kaarten: Totaal saldo, Beschikbaar en Gespaard. Spaar je nog niet, dan staat daar: "Je spaart nog niet voor een activiteit."

5. Verdelen wat overblijft

Na het weekend staat de pot zelden precies op nul. Er is wat over, of er is te weinig gespaard. PenningZ verdeelt dat niet vanzelf. Dat doe je zelf, met Verdelen onder leden.

Je ziet het huidige saldo van de activiteit en kiest Gelijk verdelen of Gewogen. Met de vinkjes bepaal je wie meedoet. PenningZ maakt dan één boeking die het saldo van de activiteit op nul zet en het bedrag over de gekozen leden verdeelt. Dat gebeurt per categorie apart, zodat je indeling klopt.

Stel dat er na het weekend nog €25 tekort is. Gelijk verdeeld over vijf man is dat €5 per persoon. Op de cent.

6. Afsluiten

Staat het saldo op nul, dan klik je op Activiteit afsluiten. Eerder kan niet. Zolang er nog iets openstaat, is de knop uitgeschakeld met de melding: "Saldo moet nul zijn om af te sluiten."

Een afgesloten activiteit verhuist naar het tabblad Gesloten. Toch nog een late afschrijving van de huisjesverhuurder? Met Heropenen zet je 'm terug.

Kort samengevat

Het weekend zelf moet je nog steeds overleven. De rekening niet meer.

Weekend weg gepland? Zet het in PenningZ voordat de eerste afschrijving binnenkomt. Kijk op penningz.nl.